一、前期准备

1. 明确需求

   • 确定会议时间、参与人数、用途（例会/讲座/活动等）。

   • 检查所需设备（投影仪、音响、网络等）。

2. 查询会议室空闲状态

   • 通过学校官网、OA系统或联系后勤处查看会议室预约日历。

   • 确认备选时间段以防冲突。

二、提交申请

1. 填写申请表

   • 申请：登录学校OA平台填写信息。

   • 需包含：申请人姓名、部门、联系方式、会议主题、时间及特殊需求。

三、确认与使用

1. 领取钥匙

   • 会前两小时前往办公室领取对应会议室钥匙。

2. 提前检查场地

   • 会前30分钟到场测试设备，联系技术人员解决故障。

   • 若需布置场地（横幅、座排等），需提前报备。

3. 使用规范

   • 按时开始和结束，不得超时占用。

   • 保持卫生，设备归位，垃圾清理。

五、后续事项

1. 归还钥匙/设备

   • 使用后关闭电源、锁门，向办公室管理人员交接钥匙或设备。

2. 违规处理

   • 若损坏设备或未清理场地，可能影响后续申请资格并需赔偿。

注意事项

• 提前申请：常规会议建议提前3-5天，大型活动需提前1-2周。

• 紧急情况：联系办公室说明原因。

• 变更或取消：及时通知办公室管理人员，避免资源浪费。